ОБРАБОТКА И ХРАНЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Д. Н. Ведерников
Санкт-Петербургский филиал ФГУП «ЭПМ» ФМБА России – СКТБ Биофизприбор

Ключевые слова: стандарты хранения и обработки технической документация, ГОСТ 2.201-80, динамика изменения объема технической документации

 

В СКТБ «Биофизприбор» впервые в Минздраве внедрил классификатор ЕСКД (насчитывающий 100 томов), обеспечивающий систему обозначения изделий и конструкторских документов по ГОСТ 2.201-80. Внедрение данной системы отделом стандартизации, метрологии и сертификации предприятия создало основу для дальнейшей эффективной работы с технической документацией.

Анализ работы отдела обработки и хранения документации (ООХД), в прошлом эту работу проводили технический архив и отдел множительной техники, за последние 15 лет и представленные на рисунках 1-2 и в таблицах 1-2 данные отражают динамику изменения объёма технической документации на предприятии. Одними из основных показателей работы отдела являются объёмы принятой и обработанной технической документации и Извещений об изменениях (далее – ИИ).

Рисунок 1 – Динамика изменения объёма технической документации, обработанной в ООХД 

 

В период с 2000 по 2010 годы в технический архив в среднем принималось ежегодно 186 документов. Всего за этот период было принято 2055 документов (без учёта ИИ). 

 

Таблица 1 - Объём обработанной технической документации без учёта ИИ

Год

Инвентарные номера принятых документов

Общее количество принятых документов

2000

225320-225637

318
2001

225638-225768

131
2002

225769-225906

138
2003

225907-225948

42
2004

225949-226136

188
2005

226137-226225

89
2006

226226-226647

422
2007

226648-226790

143
2008

226791-226897

107
2009

226898-227174

277
2010

227175-227374

200
2011

227375-228499

1125
2012

228500-229592

1093
2013

229593-230073

479
2014

230074-230262

189
2015

230263-230369

107 (по состоянию на 01.04.2015)

 

Целесообразно отметить, что за два года работы ООХД в 2011-2012 годы было принято и обработано 2218 документов, что больше, чем было принято и обработано за 11 предыдущих лет вместе взятых (2055 документов). Представляет интерес, что при этом количество работников, занятых на обработке технической документации (включая копирование, брошюровку и другие работы по заявкам подразделений), сократилось в 2011 году более чем вдвое (с 7 человек до 3).

Рисунок 2 – Количество обработанных ИИ 
 

В период с 2000 по 2010 годы в техническом архиве ежегодно обрабатывалось в среднем 25 ИИ. В 2012 - 2014 годах отмечается превышение данной величины: за 2012 - в 5 раз; за 2013 – в 4,6 раза, за 2014 – в 3,9 раза. В текущем году (по состоянию на 01.04.2015) ООХД принято и обработано 24 ИИ, что приблизительно соответствует указанной выше среднегодовой величине (25 ИИ). При этом постоянно и значительно возрастает показатель, который можно условно назвать «информационная насыщенность ИИ» и который учитывает количество изменяемых по извещениям документов и количество вносимых в документы изменений, т. е. извещения в среднем становятся более объёмными и, как следствие, требуют более значительных затрат времени на их обработку.

 

Таблица 2 – Количество обработанных ИИ 

Год

Извещения об изменениях (ИИ)

Общее количество принятых ИИ

2000

ГБ.1/2000-ГБ.16/2000

16
2001

ГБ.1/2001-ГБ.4/2001

4
2002

ГБ.1/2002-ГБ.23/2002

23
2003

ГБ.1/2003-ГБ.18/2003

18
2004

ГБ.1/2004-ГБ.7/2004

7
2005

ГБ.1/2005-ГБ.9/2005

9
2006

ГБ.1/2006-ГБ.13/2006

13
2007

ГБ.1/2007-ГБ.39/2007

39
2008

ГБ.1/2008-ГБ.43/2008

43
2009

ГБ.1/2009-ГБ.38/2009

38
2010

ГБ.1/2010-ГБ.41/2010

41
2011

ГБ.1/2011-ГБ.27/2011

27
2012

ГБ.1/2012-ГБ.126/2012

126
2013

ГБ.1/2013-ГБ.115/2013

115
2014

ГБ.1/2014-ГБ.98/2014

98
2015

ГБ.1/2015-ГБ.24/2015

24 (по состоянию на 01.04.2015)

 

По результатам анализа работы ООХД можно отметить следующее:

  • наиболее напряжённым периодом является период с 2011 по 2015 годы;
  • количество документации без учёта ИИ, обработанной за указанный период по состоянию на 01.04.2015 (2993 документа), 
  • в 1,4 раза превышает количество документации, обработанной за 11 предыдущих лет (2055 документов);
  • количество ИИ, обработанных с 2011 года по состоянию на 01.04.2015 (390 ИИ), в 1,5 раза превышает данный показатель за предыдущие 11 лет (251 ИИ), при этом постоянно возрастает информационная насыщенность ИИ; с января по март 2015 года принято и обработано:
  • 107 документов (без учёта ИИ), что составляет более половины от среднегодового количества документов, принятых и обработанных за 11 лет с 2000 по 2010 годы (186 документов в год);
  • 24 ИИ, что приблизительно соответствует среднегодовому количеству ИИ, обработанных за период с 2000 по 2010 годы (25 ИИ в год).